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Buenos días. Aquí estamos con un nuevo episodio de «Freelance 3D, marketing para 3dseros». Un podcast donde se te explican esas cosas que no te cuentan en los tutoriales pero que son muy necesarias si realmente te quieres dedicar a esto. En el episodio de hoy os voy a hablar de una herramienta que llevo usando desde hace años para crear las facturas. Las facturas y mucho más. Es super completo. Os voy a hablar de FacturaDirecta. Hay más aplicaciones para esto, pero esta es la que estoy usando yo.
Antes te quiero recordar que en Zao3D tienes cursos para aprender 3D, edición de vídeo y edición fotográfica. Cursos completos, paso a paso, donde te cuento cómo afrontar tus proyectos desde el principio. Tienes acceso a todos los cursos por solo 10€/mes. Sin límite y sin permanencia.
Hacer facturas de nuestros proyectos
Pero vamos al tema de hoy. La facturación. Porque todos, al menos la mayoría, los que nos dedicamos a esta profesión hemos aprendido nuestro trabajo ya sea gracias a una academia o de forma autodidacta. Pero es difícil que nos hayan enseñado a ser autónomos. Esa parte no se enseña y al final acabas saltando al ruedo y no sabes por donde te viene el toro. Tarde o temprano te acaba pillando. Cuenta con eso. Yo he aprendido a base de errores, muchos, y que gracias a esa experiencia os puedo ir contando o explicando. Está claro que tú también vas a tener o has tenido errores, pero vamos a intentar minimizar esto.
Cuando empezamos nuestra actividad como autónomo, una de las fases finales es la creación de una factura. Y cuando es tu primera factura van a venir a tu cabeza muchas preguntas: ¿Cómo hago una factura? ¿Con Excel? ¿Las hago en un programa de gestión empresarial? ¿Qué le paso al gestor? ¿Cómo deduzco gastos derivados de mi actividad? En fin, serán muchas y muchas de ellas van a tener variaciones en función de otros factores.
Por eso es bueno también que tengamos contratado a un gestor o asesor. Ellos harán gran parte de ese trabajo mucho más fácil para nosotros y sobre todo te informarán de novedades o cualquier cosa relativa a tu profesión. Para eso son los profesiones y son los que más saben de eso. Pero tú tendrás que hacer las facturas.
Con FacturaDirecta todas estas tareas se me simplificaron muchísimo y me ayudaron una barbaridad para tener una visión global de mi negocio. Porque no solo te permite crear facturas, también te permite crear gastos que te serán muy útiles para que luego se puedan desgravar en el pago trimestral del IVA.
Todo lo que estoy comentando se puede hacer de forma manual, a la antigua usanza, con una hoja de cálculo y a seguir. Pero llega un momento en el que necesitas que todo esté mucho más automatizado y organizado.
Con este software, que puedes usar tanto en escritorio desde la web como desde el móvil en las respectivas versiones de Android o iOS, puedes crear una factura que asignas a un cliente que puedes dar de alta al momento de crearla o usar un cliente que previamente hayas dado de alta.
Enviar la factura a tu cliente
Cuando creas tu factura esta ya la puedes enviar directamente al cliente, pues entre los datos del mismo ya tenemos su correo electrónico. Todo desde la misma aplicación. Te genera un PDF o una factura electrónica que se incluye en el correo. Este correo que envías desde la aplicación tiene unos campos que puedes personalizar con el saludo y el texto que necesites que contenga el correo y adjuntará esa factura. Igual que si usaras tu cliente de correo electrónico, puedes mandar el documento a varios contactos, tanto en copia como en copia oculta.
Conciliación bancaria
A partir de ese momento podrás ver en tu listado de facturas las que has cobrado y las que tienes pendiente. Pero os explico un momento esto. Depende del plan que uses, a partir del avanzado, puedes hacer la conciliación bancaria. Y ¿qué es esto? Pues algo tan sencillo como conectar tu cuenta bancaria con FacturaDirecta. Así en el momento que hayas recibido el pago de la factura, el estado de la misma pasará de Pendiente a Cobrado. Si no quieres usar esa opción, siempre puedes hacerlo de forma manual una vez que hayas recibido el pago.
Es genial porque de esta forma ves a golpe de vista lo que has cobrado, lo que te deben y lo que tienes en el banco, esto último gracias a la conciliación bancaria.
Hacer facturas recurrentes
También es posible, en el caso de que tengas un cliente al que le das un servicio recurrente, por ejemplo, de forma mensual y siempre es la misma cantidad puedes hacer una factura recurrente que se genera de forma automática en la fecha que le indiques, enviando el correo de la misma forma y sin tener que estar pendiente de si lo has enviado o no.
Obviamente, aunque esto es más secundario y personal, puedes crear plantillas con el diseño que más te guste, incluyendo colores corporativos y el logo si lo tuvieras.
Como he dicho al principio, no solo podrás hacer facturas si no que también puedes realizar presupuestos que una vez aprobados generará la factura correspondiente y se le enviará al cliente.
Los gastos del autónomo
Como autónomo ya sabes que no solo se trata de cobrar. También tenemos que hacer muchos pagos derivados de nuestra actividad. Estos gastos también se pueden introducir en FacturaDirecta para que podamos deducirlos. Los gastos que podemos deducir son, como he dicho, directamente relacionados con tu actividad. Es decir, la conexión a Internet y telefonía móvil es un gasto fijo y necesario para realizar nuestra actividad. También lo es el software que usemos, es decir, el pago de las licencias o suscripciones que usemos. Antes he hablado de la factura recurrente porque se genera automáticamente cada cierto tiempo. Con los gastos nos puede ocurrir lo mismo. Por ejemplo, las suscripciones suelen tener el mismo importe cada mes por lo que puedes generar una entrada de gasto recurrente.
Envío automático de gastos desde el correo
Una cosa que también me ha gustado mucho y que me ha ayudado a ahorrar tiempo es que FacturaDirecta se entiende con tu bandeja de entrada del correo. A ver como explico esto. Lo que quiero decir es que dispondrás de un buzón de correo al que puedes enviar los tickets y facturas de gastos y se insertarán directamente en la sección de gastos. Lo único que tienes que hacer es generar una regla de redirección en tu programa de correo electrónico para que cuando te llegue una factura lo reenvie al buzón de Gastos de FacturaDirecta. Por ejemplo, si vas a un restaurante y pides el ticket porque has ido a comer con un cliente, siempre puedes hacer una foto del ticket y mandarlo por correo al buzón de Gastos y podrás ver cómo se refleja en la sección de gastos.
Planes de FacturaDirecta
En FacturaDirecta existen varios planes, incluido uno gratuito con el que puedes empezar y con el que realmente yo empecé. Al principio te puede venir bien para ir viendo cómo funciona el programa, pero tiene una limitación de número de clientes que puedes incluir y alguna que otra automatización, pero si estás empezando es más que perfecto. Los otros planes realmente no son tan caros, porque el siguiente cuesta unos 10€/mes y el avanzado 20€/mes. Y hay que pensar en todo el tiempo que te ahorra.
Otra característica es que puedes añadir usuarios para que puedan acceder a tus facturas y demás movimientos con diferentes niveles. Es decir, que le puedes pasar a tu gestoría un acceso al software para que ellos se encarguen de recoger los datos y enviarlos a mamá Estado. Si lo quisieras hacer tu mismo, el propio programa también te permite generar los documentos necesarios para el IVA trimestral permitiéndote incluso enviarlo a Hacienda. Esto por si te fías de haberlo hecho todo correctamente. Yo de momento sigo confiando en mi gestoría para que me lo revise y ellos lo manden.
Y no quiere extenderme más por hoy. Solo quería que supiérais que tenéis esta herramienta que os puede ayudar a pasar menos tiempo haciendo números y que te permite tenerlo todo organizado. Al fin y al cabo esta tarea es obligatoria, así que sí o sí lo tenemos que hacer y que mejor que que nos hagan la vida más fácil.
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