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¿Sabes cuánto tiempo dedicas a una tarea? o ¿Sabes cuánto tiempo le dedicas a tareas que no son de trabajo? Es difícil saber todo esto, pero a veces es necesario que tengamos una aproximación lo más real posible para que cuando tengamos que facturar sepamos más o menos el tiempo que le dedicamos a una tarea determinada a lo largo de tu jornada laboral. Y más cuando somos autónomos y trabajamos solos. Esto nos vendrá muy bien si tenemos proyectos que tenemos que facturar por horas trabajadas. Para esto os quiero hablar de una aplicación, hay muchas, pero esta es muy efectiva, llamada Toggl. Nombre curioso de pronunciar.
Como ya sabrás, mi nombre es Javier Vega y artista 3D y desarrollador web con las dosis necesarias de marketing para que mi objetivo de vivir de esto se siga cumpliendo. También soy fundador de Cursos Online en Zao3D, donde encontrarás cursos de 3D, edición de vídeo y edición fotográfica. Tienes acceso a más de 608 lecciones por una suscripción mensual tienes acceso a todos los contenidos. Consulta el precio actual en la página de suscripción: https://zao3d.com/registrar. Cursos prácticos y basados en mi experiencia, que de la experiencia se aprende mucho.
La herramienta de la que te quiero hablar es Toggl. Si la usas con disciplina, te puede ser de gran ayuda. Es muy interesante por su forma de funcionar ya que hace que sea muy fácil hacer seguimiento de cualquier tarea que estés realizando, con muy pocos clics y que te quede todo muy bien organizado. Os hablo de esta herramienta porque en más de una ocasión me he encontrado con la necesidad de facturar en algunos proyectos de algún cliente por horas. Y una forma de hacerlo es manualmente, e ir apuntando en una hoja de cálculo todas las tareas que vayas realizando. Claro, todo esto implica tener abierta esa hoja de cálculo y prepararla para recibir los datos, anotar la información y estar pendiente de actualizarla a cada momento. Es fácil que se te olvide. Pero luego tendrás que hacer un documento que te sirva para enviar a tu cliente para que se puedan reflejar las horas facturables.
Todo esto puede hacerse tedioso y te hace perder tiempo. Ya hablé en el episodio anterior, episodio 31. Automatizar tareas, sobre automatizar tareas., ya que las tareas repetitivas, sin ser difíciles, se comen mucho tiempo. Y ese tiempo, si eres autónomo, lo sabes es dinero Y Toggl te permite categorizar las tareas por proyecto, cliente y añadirle etiquetas para organizarlo todo. Funciona de maravilla porque la puedes tener en funcionamiento desde su web, desde el escritorio o desde el móvil. Y todo sincronizado al instante.
Una de las cosas que más me gustó es la aplicación de escritorio porque me hacía pensar cómo se resolvía este tema de monitorear tareas. Pues la aplicación de escritorio es super sencilla y muy minimalista. La aplicación queda minimizada en tu barra de tareas y al hacer clic te pregunta en un pop up sencillito el nombre de la tarea que vas a realizar. Si esa tarea ya la has hecho en otro momento, al empezar a escribir ya te aparecerá en una lista. La seleccionas con un clic. Después te pregunta por el proyecto y por último las etiquetas que quieres ponerle. El proyecto lo tendrás asociado a un cliente. Y nada, son 3 clics prácticamente porque al aceptar el último paso se pone en marcha un temporizador que empezará a medir esa tarea.
Una cosa muy curiosa y que me suele pasar a menudo, es que si me levanto por ejemplo a tomar un café o sencillamente a estirar las piernas, ocurrirá y más al principio, que te olvides de darle a la pausa de la tarea. Pues bien, la aplicación se da cuenta de que hace un rato que no estás ahí, que no tecleas o no mueves el ratón y te aparece un pequeño aviso emergente, que no molestan para nada y te pregunta si realmente estás ahí o no. Porque puede que estés pensando y se te ha ido el santo al cielo o puede que realmente te hayas levantado y al final con la distracción ya llevas un rato sin trabajar en esa tarea. Pues te pregunta si quieres que siga contando el tiempo desde que te moviste o que siga contando. Funciona muy bien, la verdad.
Otra cosa que me gustó es que te permite hacer informes que después puedes mandar a tu cliente junto con la factura. Te genera un PDF con el cliente y proyecto filtrado previamente. Y es un informe bastante claro donde se reflejan las horas y los días en los que has trabajado en ese proyecto. Al cliente le vendrá bien saber las horas que has realizado y a tí te vendrá muy bien también saber en qué tareas te estás más tiempo.
Todo esto lo hago a nivel de trabajo, pero ya he visto a alguno que lo que hace es monitorizar el tiempo que le dedica al ocio o le dedica a la familia porque te permite registrar cualquier cosa. Además si la llevas en el móvil la aplicación es igualmente minimalista y super sencilla de hacerla funcionar. Dejas presionado el botón de la aplicación y ya se pone a temporizar. Desde ahí mismo te pregunta por la tarea, proyecto y etiquetas y a contar el tiempo.
Si tienes tu tiempo organizado en tu Google Calendar en bloques de tiempo, Toggl te mostrará un botoncito por si quieres empezar a contar el tiempo para esa tarea. Vamos, que es difícil que se te escape la tarea a monitorizar. Aunque como siempre digo, para que todo vaya como la seda debemos ser muy disciplinados. Y sobre todo al principio es muy fácil que te olvides de apagar el cronómetro y cuando miras al día siguiente, verás que has hecho una tarea de 11 o 12 horas. Pero bueno, nada que no se arregle a base de acostumbrarte.
La aplicación tiene varios planes de suscripción, aunque el plan gratuito te va a venir igualmente bien porque tiene todas las funcionalidades excepto un par de detalles a la hora de hacer los informes, como que aparece su logo, o el hecho de que puedas contabilizar monetariamente las tareas, dándole un precio hora. Aún así, la versión de pago no es nada cara y como herramienta para un autónomo es fabulosa. Creo que anda sobre los 9€/mes ahora.