Episodio 16. Hacer un presupuesto para un proyecto 3D

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Feliz jueves y, según he escuchado, día de la animación también. Ya sabéis que hay un día para cada cosa. Así que si conocéis algún animador, pues lo podéis felicitar, aunque es posible que ni lo sepa. Hoy tenemos un tema muy interesante y es una de las preguntas que más me hacen los que empezáis y alumnos míos: ¿Cómo hacer un presupuesto de un proyecto 3D? ¿Y cuánto cobrar? Bien, esta es una de las preguntas más difíciles de responder y como suele pasar, la respuesta suele ser: depende. Y si, depende de muchos factores.

Pero antes, mi nombre es Javier Vega, artista 3D y desarrollador web aderezado con marketing online y grandes dosis de positividad. Ser freelance, si requiere de algo, es de positividad, eso seguro. Soy fundador de Cursos Online en Zao3d, donde puedes hacer cursos de 3D, edición de vídeo y edición fotográfica por solo 10€/mes. Tendrás acceso a todo el contenido sin límites y cada semana hay 4 lecciones nuevas. Pásate por Zao3D y suscríbete, así ayudas a hacer todo esto mejor y más sostenible. Aprovecho para dar las gracias, nuevamente, a todos los que os estáis suscribiendo. No hay cosa que motive más que ver que la gente se apunta a un proyecto realizado con tanto esfuerzo y cariño. ¡Gracias!

Tu valor como artista 3D

Y ahora al tema del episodio. Y ya empiezo a decirte que no se pueden dar cifras, esto es algo que requiere algo de tiempo y cada caso es diferente. Yo he hecho proyectos que abarcan rangos de 300€ a 30.000€. Así que depende del proyecto, del cliente y sobre todo del valor que le aportas tu como artista 3D.

Cuando empiezas es muy tentador, de hecho a todos nos ha pasado, poner precios muy por debajo del mercado. Sobre todo porque te empieza a ser urgente el tema de tener ingresos y piensas que será más fácil encontrar clientes. Esto puede ser muy peligroso si no se hace bien. En primer lugar estás mostrando con tu precio una percepción de «barato». Y la palabra «barato» puede tener connotaciones negativas. Es interesante saber que un porcentaje de menos del 20% va a decidir en función del precio. Suelen valorar otros factores, como la imagen que quieren dar, la calidad del producto, etc. Es por esta razón que no todo el mundo compra el mismo coche. Imagina que todos fuéramos por el coche más barato.

Tu experiencia

Es importante que sepamos cuánto nos lleva realizar una tarea, para poder darle un valor monetario. Normalmente se suele expresar en un precio/hora. Cuando empiezas un proyecto, y pongamos como ejemplo, modelar una casa, puede que al principio te lleve 100 horas de trabajo. Y quizás eso es lo que le facturarías a ese primer cliente, pero te llega un segundo trabajo parecido y para esa misma tarea ya no empleas 100 horas, si no algo menos porque ya tienes experiencia y has aprendido a optimizar tiempos. ¿Qué hacemos en este caso? ¿Se le cobran 80 horas o se le sigue aplicando la tarifa de 100 horas aunque después te sobren horas? A este segundo cliente por el mismo tiempo que al primero le estás cobrando más cara la hora y si le bajas en el presupuesto las horas, al primer cliente le habrás cobrado más ¿verdad?

Es obvio que cuanto más experimentados somos mejor y más rápido trabajamos. Y tan injusto es cobrar más barato porque trabajas más rápido como cobrar lo mismo trabajando menos. En este punto es cuando debes decidir tu valor como artista 3D. ¿Por qué te contratan a ti? ¿Qué ofreces como factor diferencial con el resto? A partir de ahí ya puedes poner un precio que pueda equilibrar esa balanza de horas.

Usar modelos de librerías

Tal y como os había explicado en otro episodio, en concreto el Episodio 11. Usar modelos 3d de bibliotecas, también debemos tener en cuenta si vamos a usar modelos de librerías. Pero si los modelos que se van a realizar van a ser exclusivos es algo que se debe reflejar en el presupuesto. Y otra vez aquí volvemos al tema de que hay que estimar bastante, pero la experiencia te hará atinar más. No será la primera ni la última vez que nos quedamos cortos en una estimación y un modelo que, a priori, parecía más sencillo se nos complica y tenemos que «palmar» más horas. No está de más siempre incluir algún extra de tiempo por la dificultad o para prever posibles complicaciones.

Presupuesto abierto o cerrado

También te puedes encontrar con situaciones en las que no se sabe realmente cuánto tiempo va a durar un proyecto. Esto me ha pasado alguna vez trabajando para algún estudio y lo que tratas de negociar es un precio hora. Obviamente este precio hora ya es algo que debes tener bastante asumido y aproximado para este tipo de situaciones y que además te va a servir a la hora de presupuestar cualquier tipo de tarea a la que le aplicas la multiplicación de horas por el precio hora.

Hacer un presupuesto cerrado puede tener ventajas y también, claro, desventajas. Si realizas un presupuesto bien «afinado» y todo se acaba a tiempo, pues genial. Así da gusto. Pero no siempre ocurre eso. Muchas veces hay retrasos, no siempre por tu culpa, a veces por culpa de terceras personas. También hay reuniones que alargan en el tiempo el proyecto. Y pensabas que el proyecto lo podías acabar en un mes, resulta que entre pitos y flautas te ha llevado más de 3 meses. Y entonces es cuando divides ese ingreso entre 3 meses y verás que a lo mejor has salido perdiendo.

Pero si consigues hacer un presupuesto abierto tienes la ventaja de que si hay retrasos y tu sigues acudiendo al estudio para seguir realizando tareas, modificando cosas porque el cliente, y aquí digo que hay clientes de todo tipo, un día hablaremos de los tipos de clientes, pues son horas que vas a ir facturando. Si estás un mes trabajando, pues has podido facturar las horas de ese mes y si has trabajado durante 3 meses, pues eso es lo que contabilizarás.

Incluir gastos derivados del trabajo

Si en el caso de que tu proyecto incluya una animación es importante incluir, o añadir al precio final, los gastos por ejemplo de renderizar una animación. Por ejemplo si la vas a mandar a una granja de render, muchos sitios webs te dejan hacer una estimación (no te fíes al 100%) de la que puedes partir. Yo siempre incluiría entre un 25% y 30% más de la estimación dada. No todas las escenas se van a renderizar a la misma velocidad.

Si lo vas a renderizar en tu equipo eso también tendrá un coste, obviamente. La electricidad la vas a pagar tu, y hoy en día, no es precisamente barata en España. También debes tener en cuenta que si tienes un equipo o varios para renderizar o si vas a usar el tuyo de sobremesa. Si es el tuyo, ten en cuenta si te va a quitar horas de producción. Es decir, si necesitas todo el tiempo posible que esté renderizando, tampoco vas a poder trabajar en ese ordenador, lo que implica perder la oportunidad de estar facturando por otros proyectos. A esto se le llama coste de oportunidad, y es el coste que tiene tu tiempo, porque tu tiempo tiene valor. Y toda tarea que te quite tiempo de producción o de poder estar generando dinero es coste de oportunidad.

Aquí se deberían tener en cuenta esos costes cuando se hacen reuniones. A veces se hacen más reuniones de las necesarias. Se debería dejar claro al cliente que las reuniones deben ser claras y concretas porque a partir de la segunda o tercera, como máximo, esas horas de reunión serán facturables. Esto debería quedar claro en tu presupuesto. Es una forma bastante práctica de reducir ese número de reuniones innecesarias la mayoría de veces. Y cuando hay una reunión esta tiende a ser muy clara y concreta. Desde que aplico este sistema he podido avanzar mucho más, te lo aseguro.

Más gastos que debemos contemplar, para que nuestra facturación no se vaya principalmente en pagar solo gastos, es el de autónomos. Depende de la cuota que estés pagando, que puede ir de 50€ a 300 y pico, pues ya sabes que si quieres vivir de esto, no puedes estar facturando 300€ al mes. Debes tener el objetivo de conseguir más proyectos que te puedan ayudar a superar como mínimo, la cifra psicológica de un sueldo. Y ese sueldo es algo que te puedes plantear como objetivo. ¿Cuánto quieres ganar al mes? 1000€, 2000€ o 3000€. Porque gracias a este objetivo y sobre todo a que tenemos gastos, el precio hora que vayas a cobrar irá también en función.

Enviar el presupuesto

Esta parte es una de las más terroríficas y es muy curioso, porque es algo que deseamos, queremos que el cliente lo reciba, lo lea y lo acepte. Verás que es más común de lo que te piensas, que el cliente suele tardar en contestar más de lo que imaginas. A veces se hace eterno y no haces otra cosa que darle a F5 a tu bandeja de entrada. Lo se. Ese tiempo de espera suele angustiar un poco. Y siempre te viene la pregunta de ¿lo llamo? ¿le escribo? ¿si le llamo voy a parecer que estoy desesperado? Difícil decisión.

Yo lo que hago ahora es que pongo una fecha de validez al presupuesto, por ejemplo de una o dos semanas. Y les especifico que si no se responde en ese tiempo es posible que se tenga que revisar de nuevo el presupuesto y los tiempos de entrega. Obviamente no trabajas solo para ellos y no tienes que estar pendiente de un solo cliente. Por lo tanto yo no me cegaría en darle mucha prisa a ese cliente. Si está interesado en tu propuesta te va a contestar. Si no lo interesa, ya sabes que tiene un periodo de validez y que si vuelve a contactar pues tendrás que presupuestar de nuevo. Es más común de lo que piensas el silencio de un cliente después de mandar un presupuesto.

Yo no me vuelvo a poner en contacto de nuevo con él. Si no le ha interesado, pues a por otra cosa. No nos obsesionemos. Pero entiendo que la cortesía de decir al menos «No estoy interesado» se echa de menos. No se en otros países, pero aquí ocurre bastante.

Como veis no es tan fácil la respuesta pero si que tenemos que tener claro los factores comentados anteriormente como tu valor por la experiencia, los gastos que tienes y que quieres vivir de esto.

Cómo hago el presupuesto

El presupuesto se puede hacer de muchas formas, en un Excel, un PDF, un archivo de Word o en una página online solo visible para el cliente. Lo que si se debe dejar claro es la forma de aceptación del mismo. No es muy conveniente que se acepte verbalmente. Lo ideal, es que ese presupuesto quede firmado por las dos partes como si fuera un contrato.

También se puede pedir al cliente que conteste afirmativamente al correo donde está adjunto el presupuesto y que conteste dejando claro que acepta el presupuesto.

Es importante que quede claro que el cliente ha aceptado el proyecto porque tanto por su parte como por la nuestra nos ceñiremos a lo que se ha especificado en el mismo. Y así pues nos evitamos problemas futuros. El cliente debe saber que una vez aceptado, lo ha hecho teniendo en cuenta todo lo que hemos escrito en el mismo, como plazos de entrega, la entrega de material por parte del cliente, posibles cargos extras por cambios, por reuniones, por cruasanes, por lo que sea.

Uno de los formatos que mejores resultados me han dado es la de página online solo visible para el cliente. En esta página puedes incluir todas las secciones del presupuesto, se pueden incluir imágenes, vídeos de portafolio para que el cliente se haga una idea, además de un botón de aceptación para que si está de acuerdo solo sea necesario hacer clic en él. Si tienes conocimientos de desarrollo web lo puedes hacer tu mismo, pero yo recomiendo un servicio web que me está funcionando muy bien. Se trata de Quoters, que además es una empresa española, que te permite crear presupuestos, enviarlos al cliente con un link para el y una vez dado al botón de aceptar tu recibes la notificación y ese presupuesto pasa al estado de «Aceptado». Además, en Quoters, tienes un montón de plantillas de las que puedes partir y seguro que vas a encontrar una que se adapte al proyecto que vas a realizar. Es muy recomendable.

Página web de Quoters.io.

Y bueno, como conclusión, lo que está claro es que tanto si estamos empezando como si somos veteranos siempre tenemos que valorar nuestro trabajo y que nuestros clientes sepan valorarlo. Por eso no es bueno «regalar» nuestro tiempo. Y si un cliente te va a estar regateando todo el tiempo, pues ese no es un cliente que te interese. Haz que tu trabajo tenga valor.